Procurement Planning & Execution: USAID Grants & Cooperative Agreements

Training

Workshop

Procurement Planning & Execution: USAID Grants & Cooperative Agreements

March 22, 2018 - 8:30am to March 23, 2018 - 5:00pm

Dakar , Senegal

Instructor(s):

Shannon M. Meehan , Birame Sarr

Language: French

Early - Feb 08 Regular - Mar 01 Late - Mar 22
HUMENTUM MEMBERS $820 $925 $1,030
NON-MEMBERS $1,030 $1,135 $1,240

Resumé

Les risques liés a l'exécution des achats font de ce secteur un objectif principal  des audits et des examens de conformité.  Pourtant les organismes luttent pour développer et mettre en application la bonne combinaison des modes opératoires, des systèmes, des contrôles, et des formations qui assureraient les achats (ou la fourniture) efficaces et conformes.

Les achats ne se limitent  pas seulement à des procédures. Pour être, à la fois, efficaces, performants et en totale conformité avec les besoins, les achats doivent être bien planifiés et bien exécutés.

En 2012, USAID a révisé de façon substantielle ses règles d’achats et vous devez suivre cet atelier afin de connaitre ces mises à jour.

Cet atelier complémente le cours sur les Règles et Règlements de l'USAID pour les Subventions et les Accords de Coopération. La participation antérieure à l’atelier de 3 jours sur Règles et Règlements de l'USAID de Humentum est obligatoire pour pouvoir y assister.

Objectifs des Cours

À la fin de cet atelier, les participants pourront utiliser leur connaissance des directives des achats d'USAID, passer en revue des budgets, et développer les plans d’action pour les achats qui respectent les conditions organisationnelles  d'USAID en terme de concessions et des accords de collaboration.

  • Comprendre les règlements d’achats d'USAID, les documents de base ainsi que toutes leurs mises à jour.
  • Apprendre comment développer votre planification des achats basée sur un budget de proposition de projet
  • Gérer les achats quand il y a des révisions du budget
  • Savoir quand les approbations préalables et les clauses dérogatoires  sont nécessaires
  • Comprendre les procédures pour des approbations préalables et  des clauses dérogatoires  
  • Comprendre l'importance d’une saine concurrence
  • Illustrez les meilleures pratiques de documentation des achats
  • Connaitre les étapes requises dans l'exécution des achats
  • Gérer les décisions d’achats en situation d’urgence ou de crise.
  • Comprendre les changements récents des règlements d’achats d'USAID

Ce que vous allez apprendre

Cet atelier va permettre aux participants d’acquérir les connaissances,  les exemples de systèmes et les outils, nécessaires pour gérer tous les aspects des achats qui sont qui sont généralement requis lors de la mise en place d’un projet.

Dans cet atelier vous allez apprendre :

  • Comment planifier les achats en fonction du budget
  • Comment progresser  dans toutes les étapes du processus des achats  en incluant la mise en place des caractéristiques des biens ; demander et évaluer les propositions ; sélectionner les fournisseurs ; contrôler la qualité des achats ; enfin documenter les procédures d’achats.
  • Comment réduire les risques organisationnels liés à l’exécution des achats
  • Règles à suivre afin de respecter la règlementation USAID, en incluant les accords préalables, les dérogations, les règlements sur les biens et les services.
  • Comment faire face aux modifications du budget initial, et autres changements qui peuvent affecter les achats comme la réduction du budget, changement de caractéristiques, fluctuations des prix ainsi que les achats dans les situations de catastrophes.  
  • Comprendre les exigences de la concurrence et les problèmes qui affectent celle-ci même en cas de fournisseur unique. Refus de présenter des devis par écrit de la part des fournisseurs ; problèmes culturels qui peuvent apparaitre au cours du processus des achats.

Les participants recevront des exemples de procédures et des outils a utiliser comme guides, et modifiables en fonction des besoins particuliers de chacun.

Ils recevront également des modèles de budget à étudier. Conseils pratiques, procédures standards et outils, incluant listes et documents types relatifs aux processus d’achats seront présentés et commentés.  

Les Formateurs

Professionnels expérimentés ayant plusieurs décennies d’expérience dans le domaine de la gestion des achats et capables de conseiller et de partager leur connaissances.

Ceux-ci ont apporté leur assistance techniques à diverses organisations afin d’améliorer leur services d’achats. Atelier participatif qui s’adapte à  la formation  de groupes de tailles variables grâce à divers scenarios et a des exercices pratiques.

Une large plage horaire est dévolue aux questions et réponses. Les participants sont invités à dialoguer avec les formateurs.  

Qui Doit Participer

  • Personnel des finances, de l’administration, programme, développement/projet, conformité, contrôleurs de gestion, personnels charges de la mise en place et du développement des projets.
  • Personnels charges d’élaborer les budgets relatifs aux achats ainsi que ceux qui les mettent en place et les contrôles.
  • Gestionnaires et contrôleurs qui ont besoin de connaitre les détails des systèmes d’achat pour les optimiser.
  • Personnels qui mettent en place des programmes incluant des achats.

Ce que vous recevrez

  • Manuel de cours
  • Procédures, formes, et listes de contrôle témoin
  • Un exemplaire d’un manuel d’exécution des achats pour une ONG type
  • 16 crédits de CPE (total pour l'assistance de 2 jours) applicables pour la formation continue avec l'enregistrement national des sponsors de CPE (voir pour de plus amples informations l'explication des crédits de formation continue sur ce site Web)

Une occasion de poser des questions a des formateurs expérimentés qui vous ont déjà traité plusieurs problèmes auxquels vous faite face dans votre travail

CPE Credits

Participants at the workshop will earn 15.6 CPE credits and receive a certificate of attendance. The course level is Basic. The delivery method of this program is Group Live and the Field of Study is Specialized Knowledge.

Humentum is registered with the National Association of State Boards of Accountancy (NASBA) as a sponsor of continuing professional education on the National Registry of CPE Sponsors. State boards of accountancy have final authority on the acceptance of individual courses for CPE credit. Complaints regarding registered sponsors may be submitted to the National Registry of CPE Sponsors through its website: www.nasbaregistry.org.

EMPLOI DU TEMPS

1er JOUR

8h30               Accueil, présentation du programme et des objectifs

                        Présentation/mise à jour des règles d’achats d’USAID

10h30             Pause

                       Mise à jour des règles d’achats (suite)

12h30             Déjeuner

13h30             Importance de la préparation des achats

     Introduction : Planification des achats

                       Planification des achats à partir d’un budget

                       Gérer les achats lors des modifications de budget

15h00             Pause

                        Approbations préalables et dérogations

17h00             Fin de la première partie

2eme JOUR

8h30               Mise en concurrence loyale (compétition)

                        Evaluations des propositions (les devis) et sélection des fournisseurs

                        Fournisseurs préférentiels

                        Source unique

                        Achats sans concurrence

                        Problèmes culturels

10h30             Pause

                        Documentation

                        Caractéristiques des équipements

                        Bon de Commande

                        Dossiers d’achat

                        Etablir un protocole d’achat (document d’achat)

12h30               Déjeuner

13h30               Les Achats en Période de Crise

15h00               Pause

                        Les Manuels

                        Présentation des manuels

                        Procédures d’achats

                        Aides : documents types et modèles de listes

                        Modèles de planification des achats

17h00             Fin de la formation

Terrou-Bi
Corniche Ouest Boulevard Martin Luther King
BP 1179 Dakar, Senegal

T: +221 33 839 90 39
http://www.terroubi.com 

Participants are responsible for making their own hotel/lodging arrangements.

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BP 1179 Dakar, Senegal
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Email Catherine Boco at resagroupe@terroubi.com to make hotel reservations.